دعوات الفعاليات والمناسبات بباركود دخول
النظام نفسه الذي يخدم الأعراس يخدم أي فعالية لها قائمة مدعوّين وباب: حفل تخرّج، مناسبة شركة، افتتاح فرع، ملتقى أو مؤتمر، حفل تكريم. تصل الدعوة لكل مدعوّ على واتساب باسمه، ويؤكّد حضوره أو يعتذر بضغطة، ويستلم من وافق باركود دخول خاصًّا به يُمسح على الباب فلا يدخل به اثنان. والفرق عن العرس في السؤال الذي تجيب عنه الفعالية: العرس يسأل «كم سيحضر؟»، والفعالية تسأل «من حضر فعلًا؟».
ما الذي تحتاجه الفعالية ولا يحتاجه العرس؟
رقمًا يُحاسَب عليه. الفعالية تُرفع عنها تقارير: للإدارة، أو للراعي، أو لجهة الاعتماد. فلا يكفي عدد من وعد بالحضور، بل من دخل فعلًا ومتى دخل.
ولذلك الحضور عندنا يُختم على الباب بمسح الباركود، لا بردّ المدعوّ. فمن وافق ولم يحضر يظهر «موافق لم يحضر»، ومن حضر يظهر بوقت دخوله. والرقمان لا يختلطان في أي شاشة ولا في أي تقرير.
كيف نضبط العدد على سعة المكان؟
تحدّد للفعالية حدًّا للعدد، فتتوقف الدعوات عنده ولا تتجاوزه بالخطأ. وهذا ما يفرّق فعاليةً محسوبةً عن قائمةٍ تكبر حتى يقف الناس في الممرّ.
والحضور المتوقّع في لوحتك يحسب المرافقين لا الأسماء وحدها، فمدعوّ يحضر معه ثلاثة يُحسب أربعة. ورقم الضيافة والمقاعد يُبنى على هذا لا على عدد الأسماء.
هل تصل الدعوة باسم جهة لا باسم شخص؟
نعم. الداعي عندنا اسمٌ تكتبه أنت وصيغةٌ تختارها، فيصحّ أن يكون شخصًا أو جهة: «بدعوة كريمة من كلية الهندسة» أو «من إدارة التسويق». وتصل الدعوة بصيغة داعيها كما كتبتها.
ولفظ التشريف يتبع قسم المدعوّ تلقائيًّا، فلا تصل شرطة مائلة ولا صيغة عامّة لم يخترها أحد.
وإذا كان للفعالية أكثر من جهة داعية؟
تُسجَّل كل جهة باسمها وصيغتها، وينسب إليها مدعوّوها. فتصل الدعوة بصيغة الجهة التي دعت، وتُصنّف لوحة المتابعة الحضور باسم كل جهة على حدة.
وهذا أكثر ما يُربك الفعاليات ذات الشركاء أو الرعاة: قائمة واحدة وجهات كثيرة، فتصل الدعوة مرّتين لمدعوّ ولا تصل أصلًا لآخر. والنسبة إلى الجهة تحلّ الأمرين معًا.
ماذا نستلم بعد انتهاء الفعالية؟
تقريرًا تطبعه أو تحفظه PDF: إجمالي المدعوّين، ومن وافق، ومن اعتذر، ومن لم يردّ، ومن دخل فعلًا وعدد الرؤوس الداخلة بالمرافقين، مع تفصيل لكل جهة داعية على حدة.
وله نسختان: نسخة بالأرقام كاملة لمن يملك البيانات، ونسخة أرقامها محجوبة تُرسل لمن يحتاج الأعداد لا الأشخاص. فيصل التقرير إلى الإدارة أو الراعي بلا أن تُسلّم معه أرقام جوّالات مدعوّيك.
وكبار الضيوف الذين لا تُسلَّم أرقامهم؟
تحدّدهم فنجهّز دعواتهم وبطاقاتهم في لوحتك، وترسلها أنت من جوّالك بضغطة. هؤلاء لا تصلهم منّا رسالة ولا تذكير، وردّهم يصلك أنت فتسجّله في اللوحة.
وباركودهم يُمسح على الباب كبقيّة المدعوّين، ويدخلون في التقرير نفسه. فلا تُبنى قائمةٌ ثانية خارج النظام لأجلهم.
من يشغّل الباب يوم الفعالية؟
إمّا مشرفونا في جدة ومكة، وإمّا تشغّله بنفسك: نرسل رابط الماسح، تفتحه على أي جوّال وتعيّن من تثق به. ولا يحتاج تطبيقًا ولا حسابًا.
والماسح يعمل مع ضعف الشبكة: يسجّل الدخول في الجهاز ويرفعه متى عادت، فلا يقف الباب لأن التغطية ضعفت في القاعة.
كم تكلفة دعوات الفعاليات؟
التسعير لكل مدعوّ لا لكل فعالية: تأكيد الحضور مع باركود الدخول 3 ريال، باركود الدخول فقط 2.5 ريال، تأكيد الحضور فقط 2 ريال، والدعوة العامّة 1.5 ريال. والحدّ الأدنى 50 مدعوًّا.
والطلب قبل 3 أيام على الأقلّ من موعد الفعالية. ولا تدفع عند إرساله: نتواصل معك لتأكيد التفاصيل، ويُسدَّد المبلغ عند اعتماد الطلب قبل بدء التنفيذ.
أسئلة سريعة
- نعم. الباركود تصريح دخول لا رقم مقعد، فهو يجيب «هل يدخل هذا؟» لا «أين يجلس؟». والفعاليات المفتوحة تستعمل «باركود دخول فقط» بلا تأكيد حضور.
- الفعالية عندنا قسمان مستقلّان (رجال ونساء)، لكل قسم عدده ونوعه وتصميمه وبابه. أما تقسيمها على فترات فيُدار بقائمتين منفصلتين، وتواصل معنا قبل الطلب لنرتّبها معك.
- نعم، تُضاف الأسماء وتُرسل دعواتها متى شئت ما دام العدد تحت الحدّ المتّفق عليه. ومن أُرسلت دعوته لا تُحذف من القائمة، حمايةً من حذف اسمٍ وصلته دعوة فعلًا.
- إن أضفت التذكير التلقائي، نعم. في أنواع تأكيد الحضور نذكّر من لم يردّ بعد يومين من دعوته، ونذكّر من أكّد قبل الموعد بثلاثة أيام. وفي «باركود الدخول فقط» و«دعوة عامة» نذكّر بموعد الفعالية قبلها بثلاثة أيام، برسالة تذكير بالموعد وحده بلا طلب ردّ.
- لا. التسليم عبر واتساب وحده. والحلّ أن تحوّله إلى مسار «أرسلها بنفسي» فنجهّز دعوته وبطاقته وتوصّلهما بالطريقة التي تناسبه.